小貼士：避免收信人忽略你的電郵

我們都曾經試過的：花了很多時間和努力，打造一封完美的電郵。

結果，沒有人回應你這封專心寫作（和重要）的電郵。

那麼，要如何避免這個情況呢？

把主題寫得內容豐富
首先，當然要先把電郵主題寫好，主題往往是人們唯一會看的部份，決定他們會按下 "刪除" 還是 "回覆"。

專家建議一條方程式，用來寫好電郵主題：先用一個動作主詞，如 "FYI"、"action required" 或者 "response requested"。然後，就是方程式："修飾語＋名詞＋動作"。

舉例，"FYI: Brainstorm meeting scheduled." 就是一個好的電郵主題。這可以幫助收信人把電郵分類到適當的資料夾中。

另外，專家也提到，請勿使用全大寫的主題，這令人很難閱讀，拖慢了收信人看電郵。

而有主修商業通訊的禮儀專家說，電郵中加上名字，也是很好的習慣，好像 "Hello, Barry, it's Jacqueline Whitmore." 會比較容易得到收信人的回覆。

簡短扼要
專家說，電郵內文越短越好。

開始時，用上招呼，避免感覺如下命令一樣。然後是簡潔到位的內文，註明日期和時間等。"不要說 ASAP，ASAP 不是一個時間。"

突出重點
專家提到，列點可以突出重要的訊息，把重要文字變粗體也有幫助。

"所有你希望對方看到或者回覆的事宜－最好都採用列點的方式。"

最後，專家建議以 "Best Regards, Katie" 之類，示意電郵的作結。經常加上電郵簽名，因為對方可以用電話給你回應。

若果，效果沒兩樣，你的電郵仍然給忽略了，那麼專家提議老方法好了：打電話給對方。

Source: 3 steps to get your co-workers to stop ignoring your emails